プライバシーポリシー

NotaryJFiles（以下「当社」といいます）は、お客様のプライバシー保護を最優先事項とし、個人情報の適切な取り扱いと安全管理に努めます。本ポリシーは、お客様の個人情報の収集、利用、管理方法について説明します。

2026/03/01 NotaryJFiles運営事務局〒949-4512 新潟県長岡市若野浦1丁目18番地 [email protected]

用語の定義

本ポリシーにおいて使用される主要な用語について、以下の通り定義します。

個人情報とは、生存する個人に関する情報であり、氏名、住所、電話番号、電子メールアドレスなど、特定の個人を識別できる情報を指します。
処理とは、個人情報の収集、記録、整理、保存、変更、検索、利用、開示、削除など、個人情報に対して行う一連の操作を意味します。
ユーザーとは、当社のサービスを利用するすべての個人を指します。
サービスとは、当社が提供するデジタル公証書類作成プラットフォーム『NotaryJFiles』を指します。
クッキーとは、利用者の端末に保存される小さなテキストファイルであり、当社サービスの利便性向上のために使用されます。

個人情報の収集

当社は、サービス提供のために必要な範囲で、以下の方法により個人情報を収集します。

ユーザーから提供される情報

ユーザーがサービス利用時に入力または送信する情報には以下があります。

氏名
住所
連絡先メールアドレス
電話番号
本人確認書類の情報
公証書類作成に必要なその他情報

自動収集される情報

サービス利用中、システムにより自動で収集される情報は以下の通りです。

IPアドレス
端末の種類とブラウザ情報
利用日時
アクセスログ
クッキー情報
位置情報（許可がある場合）

第三者からの情報提供

法令に基づく場合や第三者サービスを介した情報共有は以下の通りです。

本人確認のための信用情報機関からの情報照会
公的機関への必要な情報提供
サービス向上を目的とした外部提携先との情報共有（目的限定）

個人情報の利用目的

当社はお客様の個人情報を以下の目的で利用します。

公証書類作成サービスの提供と運営
本人確認および不正利用防止
お客様からのお問い合わせ対応
サービスの改善と新機能開発
法令遵守および法的義務の履行
マーケティングおよびプロモーション情報の提供（同意がある場合）
契約・活動記録の管理
緊急連絡及び重要なご案内の送信

処理の法的根拠

当社は個人情報の処理に際し、以下の法的根拠に基づいて適切に対応します。

契約の履行に必要な場合
法的義務の遵守のため
利用者の同意に基づく場合
正当なメリットの追求のため、かつ利用者のメリット・権利を侵害しない範囲で

クッキー（Cookie）について

当社はサービス向上のため、クッキーを使用しています。クッキーは利用者の利便性を高める小さなデータです。

利用するクッキーの種類には、必須クッキー、機能性クッキー、分析クッキーなどがあります。

クッキーはサービスの提供に必要なもの、統計解析用、広告関連などに分類されます。

ブラウザ設定によりクッキーの管理や拒否が可能ですが、一部サービスが正しく動作しない場合があります。

クッキーポリシー全文はこちら

個人情報の第三者提供

当社は法令に定める場合を除き、同意なしに個人情報を第三者に提供いたしません。

公証関連機関への必要最低限の情報提供
サービス運営に必要な委託先へ業務範囲内で提供
法的義務に基づく開示対応
合併、事業譲渡時の譲受先への提供
マーケティング目的での第三者提供は行いません
NotaryJFilesは、お客様のデジタル書類の安全性と機密性を最優先に考えています。お客様の情報は、当社のサービス提供および法的要件に基づいてのみ使用され、第三者と共有される場合には厳格な管理のもとで行われます。お客様のデータは最新のセキュリティ技術を用いて保護され、信頼できるパートナーとのみ連携しています。これにより、お客様は安心してオンラインでの公証文書作成サービスをご利用いただけます。

国際的なデータ移転

当社は利用者情報を適切な保護措置のない国へ移転する場合、事前に利用者の同意を取得し、必要な管理策を講じます。

適用される保護措置には標準契約条項の採用及び認定されている保護メカニズムの利用が含まれます。

個人情報の保管期間

当社は法令に基づく期間または利用目的達成まで個人情報を保持します。

ユーザーアカウント情報は契約期間中および終了後一定期間保管されます。

問い合わせや連絡履歴は対応完了後、6ヶ月間保管いたします。

アクセスログは不正防止の目的で最大1年間保存されます。

保管期間終了後は安全に情報を削除し、復元できない状態にします。

情報セキュリティ対策

当社は利用者の個人情報を保護するため、合理的かつ最新の技術的・組織的対策を実施しています。これにはアクセス制御、データ暗号化、安全なサーバー管理などが含まれます。

通信の暗号化にSSL/TLSを使用
すべての書類データは複数の暗号化層により保護され、許可された担当者のみがアクセス可能です。
定期的なセキュリティ監査とシステム更新を実施し、不正アクセスやデータ漏洩を防止しています。

ユーザーの権利

NotaryJFilesではユーザーの個人情報保護を重視し、以下の権利を尊重しています。

自己の個人情報へのアクセス権
不正確な情報の訂正を求める権利
特定の処理に対する制限を要求する権利
処理の異議申し立てを行う権利
個人情報の消去を求める権利（法律で許される範囲で）
データ移植性を要求する権利
処理の同意を撤回する権利
苦情を監督機関に提出する権利

権利行使のためのリクエスト方法

ユーザーは当社の住所〒949-4512 新潟県長岡市若野浦1丁目18番地にて、またはサポート窓口までお電話にて権利に関する依頼をすることができます。

[email protected]

リクエストは受領後、合理的な期間内に法令に基づき対応しますが、15営業日以内の回答を目標としています。

マーケティング利用について

当社は利用者の同意を得た上でのみ、サービスに関連する情報や新機能の案内を電子メール等で提供します。

当社からのマーケティング情報はいつでも通知内のリンクまたは連絡先を通じて配信停止を申し出ることが可能です。

子どものプライバシー

当社のサービスは原則として18歳未満の子どもを対象としておらず、保護者の同意なしに個人情報を収集することはありません。

第三者リンクについて

サイト内には第三者サイトへのリンクが含まれる場合がありますが、これらのサイトのプライバシー保護方針について当社は責任を負いません。